Ohne “Erstgespräche” keine neuen Kunden.
Logisch, nicht wahr? Das Erstgespräch zwischen dir als virtueller Assistenz und deinem potentiellen Kunden ist notwendig um sich gegenseitig zu beschnuppern, mögliche Tätigkeiten zu besprechen und gegebenenfalls zu verhandeln.
Um überhaupt erst ins Geschäft zu kommen, also.
Gerade deshalb kann es vor allem für neue VAs ein nervenaufreibendes Gespräch sein. Komme ich souverän rüber? Kann ich den Gesprächspartner von meinem Service und meinen Preisen überzeugen? Kann ich ihn als Kunden gewinnen oder schießt er mich lachend in den Wind?
Okay, mit jemandem, der Letzteres tut, willst du wahrscheinlich sowieso nicht zusammenarbeiten. Damit das Erstgespräch mit den anderen Kandidaten für dich erfolgreich verläuft, habe ich ein paar Tipps auf Lager.
1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Ein Erstgespräch mit einem potentiellen Kunden umfasst vor allem drei Schwerpunkte:
- Aufgaben: Welche Tätigkeiten kannst/sollst du deinem Kunden zukünftig abnehmen?
- Aufwand: Mit wie viel Zeit (und gegebenenfalls Kosten) musst du für die Erledigung der Aufgaben rechnen (während und nach der Einarbeitung)?
- Bezahlung: Wie viel verlangst du für diese Tätigkeiten bei diesem Aufwand, beziehungsweise wie viel ist dein Kunde bereit dafür zu bezahlen?
Es kommt sehr professionell rüber wenn du als VA – die ihren Kunden ja Arbeit abnehmen will – das Gespräch leiten kannst um diese Punkte zu klären.
Manche potentiellen Kunden haben schon sehr konkrete Vorstellungen dazu, welche Tätigkeiten sie gerne abgenommen haben möchten. Das sind die “einfachen” Kandidaten mit den klar umrissenen Aufgaben.
Andere wissen nur, dass sie dringend Unterstützung brauchen, können sich aber nicht so recht vorstellen was sie abgeben können. Auch nicht nachdem du ihnen dein VA-Tätigkeiten-Angebot erläutert hast. Da wird es schon etwas schwieriger, die Aufgaben und deren Aufwand zu definieren.
Schwieriger, aber nicht unmöglich. Ich habe eine Reihe von Fragen parat, die ich in diesem Fall stellen kann und deren Antworten mir einen guten Überblick über die Situation und die mögliche Zusammenarbeit verschaffen.
2. Mögliche zu klärende Fragen fürs Erstgespräch
- Was genau arbeitet dein Gesprächspartner? Womit/wie verdient er sein Geld?
- Was ist sein Kerngeschäft? (Also was sind die Tätigkeiten, die seinen eigenen Kunden einen Mehrwert bieten und die er ihnen in Rechnung stellen kann)
- Wie sieht sein “typischer” Tagesablauf aus?
- Welche seiner Tätigkeiten gehören nicht zu seinem Kerngeschäft?
- Welche dieser Tätigkeiten erledigt er oft und regelmäßig (täglich oder wöchentlich)?
- Welche Tätigkeiten / Prozesse hat er bereits automatisiert?
- Welche Tätigkeiten / Prozesse möchte er gerne automatisieren, beziehungsweise würden ihm helfen wenn sie automatisiert wären?
- Welche Aufgaben muss er regelmäßig auf den nächsten Tag verschieben und erledigt sie deshalb nie?
- Bei welchen Tätigkeiten hat er den größten Nach- oder Aufholbedarf?
- Was will er schon lange für sein Business umsetzen, kommt aber einfach nicht dazu? Welche Aufgaben hindern ihn daran?
- Bei welchen seiner Tätigkeiten hat er das Gefühl, eigentlich nur Zeit zu vergeuden weil er diese Zeit nicht für das Wesentliche seines Business aufbringen kann?
3. Mach dir Notizen
Oder noch besser: nimm das Gespräch auf. (Natürlich nur mit Einverständnis deines Gegenübers, egal ob persönlich oder telefonisch!)
Notizen oder Aufnahmen geben dir später nochmal die Möglichkeit, das Gespräch Revue passieren zu lassen und dir Gedanken zu machen, was du deinem potentiellen Kunden wie abnehmen kannst. Denn egal wie gut oder eindrucksvoll das Gespräch verläuft, ich garantiere dir: am nächsten Tag erinnerst du dich nicht mehr an jedes Detail, das besprochen wurde.
Diese Details können aber wichtig sein. Und du willst deinem Kunden ja nicht mehr Arbeit damit machen deine Fragen nochmal zu beantworten.
Was jetzt nicht heißen soll, dass du Fragen nach dem Erstgespräch auf jeden Fall vermeiden sollst! Im Gegenteil: wenn es relevant für die Erledigung deiner Tätigkeiten ist, frag lieber früher als später nach. Versuche einfach nur, die gleiche Sache nicht mehr als einmal klären zu müssen.
4. Bedenkzeit geben
Wenn das Erstgespräch vorbei ist, bitte den Kunden um seine Einschätzung ob eine Zusammenarbeit zustande kommen kann – aber nagele ihn nicht darauf fest wenn er nicht gleich auf dein Angebot eingeht.
Sei nicht der nervige Verkäufer, dem man eigentlich nur entkommen möchte und dem man nur etwas abkauft damit er endlich Ruhe gibt. Das führt langfristig zu keinem guten Arbeitsverhältnis.
Wenn du merkst, dass er noch zögert, biete ihm stattdessen eine Bedenkzeit von beispielsweise einer Woche an. Am Ende dieser Bedenkzeit wirst du dich dann bei ihm melden. Wie gesagt, du willst ihm Arbeit abnehmen, nicht machen.
Kontaktiere ihn nach dieser Woche nicht nur mit einem “Hey, wie schauts aus?” sondern mit zwei bis drei weiteren Vorschlägen wie du ihm das Leben erleichtern kannst, und die du dir in der Woche Bedenkzeit überlegt hast. Das zeigt Eigeninitiative und erinnert ihn gleichzeitig an deinen hilfreichen Service.
Wenn du ganz gerissen bist, und deine super Notizen ;-) das hergeben, erinnere ihn auch an ein paar Dinge, die er erledigen kann wenn du ihm die genannten Tätigkeiten abnimmst. Zeige ihm nicht nur deine Features, sondern die Vorteile, die er daraus hat.
Schlage ihm außerdem vor, mit einer “Probezeit” von beispielsweise zwei Wochen anzufangen. Dann kannst du ihm zeigen, was du drauf hast, ohne dass er sich langfristig festlegen muss.
5. Ist dein Gegenüber der richtige Kunde für dich?
Genauso wie du deinen Kunden nicht sofort festnageln solltest, musst auch du dich nicht unverzüglich festlegen. Es ist wie beim Dating: Du bist als VA nicht ideal für jeden Kunden – aber ebenso ist nicht jeder Kunde ideal für dich!
Wenn dir das Erstgespräch
- komisch
- unbefriedigend
- verwirrend
- unseriös
- stressig
- unangenehm
vorkommt, überlege dir ob du mit diesem Kunden langfristig würdest arbeiten wollen.
Meine Empfehlung: Höre auf dein Bauchgefühl. Wenn es dich schon beim Erstgespräch mit “bloß nicht!” anspringt, ist meiner Erfahrung nach die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Zusammenarbeit nicht besonders gut läuft und man viel Frust hat. Frust, den du mit einem anderen Neukunden in der gleichen Zeit vielleicht nicht gehabt hättest.
Natürlich können erste Eindrücke trügen und das Bauchgefühl ist sich auch nicht immer sicher. Dafür ist die Probezeit dann auch eine Möglichkeit für dich zu sehen, ob ihr zusammen passt oder nicht.
Oberstes Prinzip sollte generell immer sein: sei ehrlich zu deinem (potentiellen) Kunden – und vor allem zu dir selbst!
Damit fährst du sowohl für das Erstgespräch als auch für die darauf folgende Zusammenarbeit immer am Sichersten.
Für mehr Informationen zum Start als VA, lade dir meinen kostenlosen VA-Leitfaden herunter. Darin gehe ich auf die Basics der Virtuellen Assistenz und wie du dein VA-Business starten kannst ein:
1. Wer stellt VAs ein – und warum?
2. Typische Aufgaben & Tätigkeiten von VAs
3. So findest du deinen ersten VA-Kunden
4. Typische VA-Programme
Trage dich einfach hier ein und erhalte den Link zum Download mit einem Klick.
Ich drücke dir ganz fest die Daumen für deinen Start in die Virtuelle Assistenz.
Deine Pia
PS: Ich hab’s geschafft – warum nicht auch du?
