Bist du neugierig, wie ich als Virtuelle Assistentin meine Tages- und Wochenplanung durchführe, wie mein Kalender aussieht, worauf ich bei der Planung achte, wie ich mir Pausen einteile und gönne?

Dann bist du in diesem Beitrag richtig. Ich beantworte all diese Fragen und teile einen Screenshot meines aktuellen Kalenders (natürlich ohne Namen von Kunden zu nennen).

Wichtig: Jede Person ist anders! Was für mich funktioniert, passt vielleicht für dich – vielleicht aber auch nicht. Und das ist okay.

Der Knackpunkt? Du musst für dich herausfinden, zu welcher Tageszeit du am Produktivsten bist, wie viel “Luft” du gegebenenfalls für Verschiebungen am Tag oder der Woche einplanen musst, wie viel Pausen du benötigst und auch was für dich tatsächlich “Pause” bedeutet (also wie schaltest du richtig ab?).

Und ganz ehrlich: Ich passe das auch nach nun fast sieben Jahren der Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin noch regelmäßig neu and und optimiere ständig! Es ist halt kein “Set it and forget it” Vorgang.

Ich starte meine Woche schon am Freitag abend der Vorwoche, an dem ich meinen Kalender für die nächste(n) Woche(n) durchgehe.

Ich bin ein absoluter Morgenmensch und morgens immer am Produktivsten, daher stehe ich früh auf und plane die “großen” Aufgaben, die viel Hirnschmalz oder Kreativität benötigen, auf meinen Vormittag.

Eat the Frog

Vielleicht kennst du den Ausdruck “Eat the Frog”, also “Iss den Frosch”? Das ist ein Produktivitäts-Ansatz, bei dem es darum geht, die Aufgabe, die du an diesem Tag am wenigsten erledigen willst, als allererstes zu erledigen – also den “ekligen Frosch zu schlucken”. Also das sind die Aufgaben, die du immer wieder vor dir herschiebst, weil du nicht wirklich Lust darauf hast, oder nicht 100% sicher bist, wie du sie lösen sollst, oder für die du besonders aufmerksam sein musst. Der Ansatz funktioniert für mich richtig gut, um nicht zu prokrastinieren.

Nachmittags habe ich dann meine persönlichen Projekte – wie diese Videos drehen und editieren, an meiner Website arbeiten, oder momentan auch meinen Umzug organisieren – im Kalender stehen.

Ich lasse gerne “nach hinten raus” in der Woche etwas mehr Zeit – siehe hier am Freitag Nachmittag. Anfang der Woche habe ich mehr “Dampf”, der oft gg. Donnerstag nachlässt; Freitags nehme ich gerne den Nachmittag komplett frei, wenn möglich. Ist natürlich nicht immer möglich.

Zu meinen regelmäßigen Aufgaben für Kunden gehören das Schreiben und Übersetzen von Texte, sowie VA-Tätigkeiten wie Emails beantworten, Buchhaltung, Pflege von Prozesshandbüchern, Anlegen von neuen Projekten / Kunden, Testimonials einholen, Social Media & Blog pflegen… etc.

Hier ist ein Beispiel, wie mein Kalender aussehen kann:

Aufgaben, die viel mentale Energie kosten

Die “großen” Dinge, die viel Zeit brauchen – also meine größten “Frösche” – wie beispielsweise einen Blogartikel erstellen, lege ich immer als einziges auf einen Tag und konzentriere mich komplett darauf. Das funktioniert für mich so am besten. Wenn ich zu viele “kleine” oder “kürzere” Tätigkeiten am gleichen Tag um eine große herumplane, kriege ich weder die große noch die kleinen richtig fertig; da fühle ich mich sehr schnell overwhelmed / überwältigt von der Masse und dem Umfang. Ich breche meine Tage lieber auf Masse oder Umfang herunter. Das bedeutet ganz grob:

VA-Tätigkeiten und Übersetzungen sind vor allem an meinen Workout-Tagen dran (die Workout Slots trage ich in gelb ein). Während meiner Zeit in Bali sind das immer am Dienstag und Donnerstag. D.h. Texten ist vorranging am Montag und Mittwoch dran. Das ist zumindest der grobe Plan, mit dem ich in die Woche einsteige. Ist auch nicht immer möglich; manchmal muss ich aufgrund von Deadlines bestimmte Tätigkeiten umverlegen oder vorziehen, und dafür andere nach hinten schieben.

Richtig Priorisieren deiner Tätigkeiten als Virtuelle Assistentin

Da kommts dann auf die Priorität an; was ist wichtig und dringend, was ist nur dringend, was ist nur wichtig, was ist weder dringend noch wichtig? Die Arbeit für die Kunden meiner Kunden (im Kalender als Projektarbeit eingetragen) hat beispielsweise höchste Priorität.

Oder ich habe einen Fall wie vor ein paar Wochen; ich erledige monatlich die Buchhaltung für einen Kunden, wofür ich mir zweimal im Monat anderthalb Stunden im Kalender geblockt habe. Der Kunde hat Anfang des Monats seine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware gewechselt, auf eine, mit der ich noch nicht viel gearbeitet habe. Das heißt ich muss mich erst einarbeiten – und das war nicht ganz so einfach wie erwartet. Da habe ich mich tatsächlich etwas über- und verschätzt. Das wiederum heißt, dass ich mehr Zeit brauche und dann im Kalender andere Tätigkeiten umschichten muss.

Was, wenn die Planung nicht nach Plan verläuft?

Manchmal geht mir der Dampf zeitweise schon am Dienstag oder eben zu “ungeplanten” Zeiten aus. Dann schiebe ich die Tätigkeiten auf den Nachmittag oder verteile sie auf die kommenden Tage, öfter auch aufs Wochenende und – ganz wichtig! – nehme mir einen halben Tag Pause. Und zwar so richtig, ohne schlechtes Gewissen, ohne “ich sollte eigentlich” oder “ich müsste doch”… diese Zweifel hindern daran, richtig Pause zu machen und abzuschalten und Energie zu tanken.

Fazit: Lass dir jede Woche zwei bis drei freie Stunden im Kalender – bzw. experimentiere damit, was so deine Anzahl ungeblockten Stunden pro Woche ist, die du im Durchschnitt brauchst – um die Möglichkeit zu haben, eine Auszeit zu nehmen, wenn du sie brauchst. Und dann nimm sie dir ganz ohne schlechtes Gewissen. Geh raus, geh deinen Hobbies nach, geh weg vom Bildschirm. Sofern du natürlich keine Deadlines hast.

Viele Tipps dazu, wie du dein VA-Unternehmen auf die Beine stellen und anfangen kannst, Geld zu verdienen, erfährst du in meinem kostenlosen Leitfaden zum Start für Virtuelle Assistenten. Einfach hier klicken und herunterladen.

Ich drücke dir die Daumen für deinen Start in die Virtuelle Assistenz.

Deine Pia.