Was ist Virtuelle Assistenz? Ein Porträt.

“Virtuelle Assistenz ist der beste Einstieg um (orts-)unabhängig und online Geld zu verdienen.”

Dazu stehe ich nach wie vor. Seit August 2016 arbeite ich als freiberufliche virtuelle Assistentin (VA), Texterin und Übersetzerin in Vollzeit – und mit der virtuellen Assistenz hat alles angefangen.

Was ich kann, kannst du auch. Ehrlich! Auf die Gründe, warum meiner Meinung nach jeder Mensch online als VA Geld, und über kurz oder lang auch seinen Lebensunterhalt, verdienen kann, gehe ich gleich ein. Generell möchte ich in diesem Artikel auf das Berufsbild einer VA eingehen.

Viele Menschen wissen nämlich nicht so wirklich, was virtuelle Assistenz überhaupt ist; oder sie stellen es sich super langweilig vor; oder als nicht lukrativ; oder als Sektretärinnenjob nur für Hausfrauen. Stimmt alles nicht.

Klar, eines stimmt: Du wirst garantiert nicht von Anfang an Reichtümer scheffeln. (Wenn du schnell an Geld mit Arbeit im Internet verdienen willst, schau mal in diese Liste von 19 Berufe, die du Online ausüben kannst rein. Da werden drei Online-Jobs genannt, mit denen du schneller Geld verdienst als mit virtueller Assistenz.)

Aber wenn du dich reinhängst, deinen eigene Wert kennst, und deine Nische findest, kannst du innerhalb von drei bis sechs Monaten Geld, und ab sechs Monaten durchaus einen Lebensunterhalt, verdienen. Ich konnte nach sechs Monaten meinen Hauptjob kündigen um in Vollzeit als VA und Texterin einzusteigen.

Was es mit der Virtuellen Assistenz auf sich hat, wie und wie viel Geld du damit verdienen kannst, erfährst du wenn du weiter liest.

Was genau ist Virtuelle Assistenz

Ein virtueller Assistent (VA) ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der für Kunden administrative Dienstleistungen erbringt. VAs arbeiten in der Regel von einem Heimarbeitsplatz aus und können dabei aus der Ferne auf die notwendigen Planungsdokumente, wie beispielsweise Inbox oder Kalender des Kunden zugreifen.

Als VA erledigst du die administrativen und organisatorischen Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen. Es sind die Tätigkeiten, die ein Unternehmer, Entrepreneur oder anderer Freelancer selbst nicht gerne übernimmt, weil sie von den Kerntätigkeiten ablenken, die im Unternehmen Geld verdienen.

Dinge wie Buchführung, Pflege von Blogs und Social Media Konten, Recherchen, Inbox-Management, Datenbankpflege oder die Bestellabwicklung für Onlineshops sind nur die Spitze des Eisbergs der Tätigkeiten, die in einem Unternehmen erledigt werden müssen aber nicht direkt Geld einbringen.

Wenn der Unternehmer diese Aufgaben abgibt, kann er sich in der eingesparten Zeit voll um seine Kunden oder das Wachstum des Unternehmens kümmern. Meistens gibt es nicht genug Arbeit, um jemanden in Vollzeit als Sekretär oder Assistenz einzustellen; gerade deshalb ist eine VA für kleinere oder Ein-Mann-Unternehmen so hilfreich.

Eine Vollzeit-VA hat daher auch immer mehrere Kunden. Das bedeutet für dich, dass du es ausgleichen kannst falls ein Kunde aus welchen Gründen auch immer ausfällt. Zumindest sobald du einen kleinen Kundenstamm aufgebaut hast.

Warum Virtuelle Assistenz der beste Einstieg zum online Geld verdienen ist

Das erkläre ich ausführlicher in diesem Video, aber hier sind die fünf Hauptgründe warum Virtuelle Assistenz der beste Weg ins freiberufliche, ortsunabhängige Leben ist:

1. Extrem weit gefasstes Berufsfeld.
2. Spannend und abwechslungsreich aufgrund der großen Vielfalt.
3. Kein Studium oder Expertenstatus notwendig.
4. Du lernst jeden Tag dazu und kannst dich selbst weiterbilden.
5. Du kannst dich spezialisieren.

Wer will, kann sich heutzutage in fast jedem Feld selbst aus- und weiterbilden. Ob Social Media Marketing, Facebook Advertising, Content Marketing oder Rechnungswesen – für die typischen VA-Tätigkeiten gibt es viele günstige oder gar kostenlose Angebote:

• YouTube-Tutorials
• Volkshochschulkurse
• Kursangebote von Arbeitsamt oder IHK
• Online-Kurs-Plattformen wie Udemy
• Workshops auf Konferenzen
• Coaching

Viele Angebote sind allerdings auf englisch; für den deutschen Sprachraum gibt es bisher ein paar Blogs und Bücher dazu, wie man VA wird – darunter auch mein Buch Virtuelle Assistenz: In 30 Tagen online Geld verdienen. Zum Einstieg habe ich für dich aber erst einen kostenlosen Leitfaden, der deine Fragen zur Virtuellen Assistenz noch tiefer beantwortet. Einfach hier klicken und das PDF herunterladen.

Typische Tätigkeiten von VAs

Die Liste der Aufgaben, die VAs für Unternehmer durchführen können, ist lang. Manche Tätigkeiten sind sehr allgemein, andere spezifischer. Hier ist eine Übersichtsliste über die Themengebiete, in denen VAs aushelfen können:

• Email- und Terminmanagement
• Organisatorische Aufgaben
• Administrative Aufgaben
• Blog-Management Aufgaben
• Social Media Management
• Email-Marketing
• Audio-/Videobearbeitung
• Content Autor
• SEO-/Web-Marketer
• Grafik-/Webdesigner
• Webentwickler

Diese Themengebiete können natürlich in viele kleinere Tätigkeiten herunter gebrochen werden. Lade die komplette Liste hier mit einem Klick herunter:

So viel kannst du als VA verdienen

Das ist die Knackfrage schlechthin, die mir oft gestellt wird. Kann man denn als in Deutschland (oder einem anderen teuren Land) als VA einen Lebensunterhalt verdienen? Die Konkurrenz, beispielsweise in Form der berühmten Super-VAs aus den Philippinen, ist doch bei oft 1-3 Euro pro Stunde viel günstiger als eine deutsche VA es je sein könnte.

Dazu sage ich folgendes:

1. Dein Wert als VA liegt nicht in deinem niedrigen Preis. Ein Unternehmer, der nur die günstigste VA sucht, ist sowieso nicht jemand, mit dem du zusammen arbeiten willst, weil er oder sie nie deinen wahren Wert für ihr Unternehmen erkennen wird.
2. Dein Wert als VA liegt vielmehr darin, wie viel administrative und organisatorische Arbeit du deinem Unternehmer zuverlässig abnehmen kannst um ihm Zeit freizuschaufeln für die Dinge, die für sein Unternehmen wirklich wichtig sind: seine Kunden und das Wachstum des Business.

Bezahlung pro Stunde

Ich bin vor knapp vier Jahren mit 25 Euro pro Stunde eingestiegen. Heute bin ich bei 40 Euro pro Stunde, sofern ich noch pro Stunde abrechne. Für die meisten Kunden mache ich nach den zwei ersten Probewochen einen Retainer aus. Das bedeutet, ich werde pro Aufgabe bezahlt, nicht mehr für meine Zeit.

Nehmen wir an, du erledigst für einen Kunden folgende Tätigkeiten:

• Inboxmanagement – 1 h/Monat
• Blogpflege – 10 h/Monat
• Präsentationserstellung – 4 h/Monat

Bei einer Stundenabrechnung von 30 Euro pro Stunde, erhältst du vom Kunden am Ende des Monats also 15 h x 30 €/h = 450 €.

Wenn du jetzt Wege findest um die Arbeit zu verkürzen, beispielsweise durch das Einstellen von Automationen mit Zapier, oder einfach weil du den Lernkurveneffekt ausnutzt und schneller wirst, arbeitest du vielleicht nur noch die folgende Stundenanzahl:

• Inboxmanagement – 1 h/Monat
• Blogpflege – 6 h/Monat
• Präsentationserstellung – 3 h/Monat

Bei gleicher Bezahlung pro Stunde erhältst du für die gleiche Tätigkeit also nur noch 10h x 30 €/h = 300 €.

Klar, du kannst in der eingesparten Zeit natürlich auch für einen anderen Kunden arbeiten und dadurch das Geld wieder reinholen. Aber du machst ja trotzdem die gleichen Tätigkeiten, die für deinen Kunden ja noch den gleichen Wert haben wie als du angefangen hast. Daher macht es viel mehr Sinn, den Wert einer Tätigkeit zu betrachten und bezahlen zu lassen, als die dafür aufgewendete Zeit.

Retainer ausmachen

Mit einem “Retainer” zu arbeiten macht daher mehr Sinn – sowohl für dich als deinen Kunden. Retainer bedeutet, ihr legt fest welche Aufgaben du für das Unternehmen pro Monat erledigst, und wieviel Bezahlung du dafür bekommst. Das ist dann fast schon wie ein monatliches Gehalt.

Wie du die Arbeit dann letztendlich verrichtest, und wie lange du dafür brauchst, ist dann für deinen Kunden irrelevant. Solange du die Arbeit wie besprochen und zur Deadline erledigst, ist alles paletti, und ihr könnt beide super planen; du mit deinen Einnahmen, dein Kunde mit seinen Ausgaben für dich.

Beachte hier allerdings, dass sich keine permanenten Extra-Aufgaben in den Retainer einschleichen. Mal ein “kannst du das ausnahmsweise mit übernehmen?” hier und da ist kein Problem; aber wenn diese Dinge zu monatlichen Tätigkeiten werden und davon regelmäßig mehr dazu kommen, eine Erhöhung des Retainers aber nie besprochen wird, wirst du für diese neue Arbeit nicht bezahlt.

Wenn du merkst, dass sich solche Tätigkeiten einschleichen, sprich mit deinem Kunden. Zeige ihm die hinzugekommenen Tätigkeiten auf und gib ihm die Wahl, diese offiziell zum Retainer hinzuzufügen (für mehr Geld natürlich) oder sie in Zukunft selbst zu erledigen.

Pakete bilden

Du kannst deine Dienste natürlich auch in “Pakete” schnüren. Vor allem wenn du für einige Kunden bereits Erfahrung gesammelt hast, kannst du gut abschätzen was eine Tätigkeit wert ist. Im Beispiel von oben könnte das dann so aussehen:

• Paket Inboxmanagement bis 3 h/Monat: 50€
• Paket Blogpflege bis 5 h/Monat: 125€
• Paket Präsentationserstellung bis 5 h/Monat: 125€

Das bedeutet, du würdest im Monat 300€ für diese Tätigkeiten verdienen.

Sowohl beim Retainer als auch beim Paket-Modell hast du also feste Einnahmen, mit denen du planen kannst – und die nicht von deiner Arbeitszeit abhängig sind. Im nächsten Schritt findest du dann Wege und Möglichkeiten, Tätigkeiten schneller zu erledigen, zu automatisieren, oder gar auszulagern (sofern du die Erlaubnis von deinem Kunden dazu hast).

Letzteres geht in den meisten Fällen allerdings erst, wenn du deine eigenen Preise erhöht hast. Du willst ja nicht jemanden anderes mehr bezahlen als du selbst für die Tätigkeit verdienst. Aber ich rate dir so oder so, über kurz eher als über lang, deine Preise zu erhöhen – und das geht am einfachsten über einen Retainer oder das Paket-Modell.

Mehr erfahren über deinen Start in die Virtuelle Assistenz

Ich hoffe, dieses Profil konnte dir einen kleinen Überblick in die Arbeit als selbstständige, (orts-)unabhängige Virtuelle Assistenz liefern.

Für mehr Informationen zum Start als VA, lade dir meinen kostenlosen VA-Leitfaden herunter. Darin gehe ich auf die Basics der Virtuellen Assistenz und wie du dein VA-Business starten kannst ein:

1. Wer stellt VAs ein – und warum?
2. Typische Aufgaben & Tätigkeiten von VAs
3. So findest du deinen ersten VA-Kunden
4. Typische VA-Programme

Lade dir hier den Leitfaden zum Start als Virtuelle Assistenz hier herunter.

Ich drücke dir ganz fest die Daumen für deinen Start in die Virtuelle Assistenz.

Deine Pia

PS: Ich hab’s geschafft – warum nicht auch du?