VA zu werden ist nicht anders als die Gründung eines jeden anderen Unternehmens. Du musst einen marktfähigen Service haben – etwas, das du deinen Kunden gegen eine Gebühr anbieten kannst.
Du kannst mit einer einzigen Dienstleistung beginnen und im Laufe der Zeit weitere hinzufügen. Oder du entscheidest dich vielleicht dafür, in einer einzigen Nische zu bleiben und einen Aufschlag für dein einzigartiges Fachwissen zu verlangen.
Das ist ganz deine Entscheidung.
Unabhängig davon, wie spezialisiert deine VA-Dienstleistungen sind, musst du dennoch eine Art Generalist werden, wenn es darum geht, dein Geschäft zu führen; Buchhaltung, Verkauf, Kundenservice – das ist das Leben eines jeden Geschäftsführers. Und das bist auch du als VA, auch wenn es (vor allem anfangs) nur ein 1-Mann-Geschäft ist.
Doch wo fängt man als neuer VA an? Es als überwältigend zu bezeichnen, könnte eine Untertreibung sein.
Keine Sorge. So geht es jedem frischgebackenen Entrepreneur – und auch den alten Hasen. Doch was die können, kannst du auch. Sofern du die richtige Einstellung dazu hast.
Wichtig ist zu wissen: der Lernprozess hört nie auf. Ich denke, das ist ein Teil dessen, was viele Leute an der Idee reizt, virtueller Assistent zu werden. Es gibt ständig Abwechslung – jeder Tag ist anders und bringt neue Herausforderungen.
Aber eine Frage, die immer wieder auftaucht, lautet: “Wo fange ich an?”
“Welche geschäftlichen Fähigkeiten muss ich zuerst entwickeln und welche kommen meinem Unternehmen langfristig am meisten zugute?”
Genau diese Frage werden wir uns heute genauer ansehen.
Exkurs: Selber machen oder outsourcen?
Bevor wir in unsere Liste springen, sollte ich eine weitere Frage ansprechen, die von Zeit zu Zeit auftaucht: “Muss ich diese Geschäftsfähigkeiten erlernen oder kann ich sie an andere Dienstleister outsourcen?”
Gute Frage!
Sicher, du kannst einige der Fähigkeiten, die für die Führung deines Unternehmens erforderlich sind, outsourcen – deine eigene VA dafür einstellen, sozusagen. Das könnte beispielsweise die Buchhaltung sein.
Es ist zwar in Ordnung, einen Buchhalter zu beauftragen, der dir bei den Buchungen hilft, oder einen Buchhalter, der deine Jahresabschlüsse einreicht. Aber nur weil jemand anderes es für dich erledigt, heißt das noch nicht, dass du darüber gar nicht Bescheid wissen solltest.
Egal was die Umstände sind, du solltest die Zahlen hinter deinem Unternehmen verstehen.
Jetzt fragst du dich vielleicht: “Warum Zeit damit verbringen, einen Teil meines Geschäfts zu lernen, wenn ich es auslagern und mich auf das konzentrieren könnte, was ich am besten kann?”
Erstens, niemand wird jemals das gleiche Interesse an deinem Geschäft aufbringen wie du. Zweitens ist es schwierig zu wissen, ob jemand auf dem richtigen Weg ist, wenn man als Geschäftsführer selbst nicht wirklich versteht, was er überhaupt macht.
Ich kann dir nur empfehlen, immer im Auge zu haben und zu verstehen was in deinem Unternehmen passiert. Vertrauen ist gut, Verständnis ist besser.
7 Business-Fähigkeiten für Virtuelle Assistenten
Dieser Prozess des Lernens all dieser neuen VA-Fähigkeiten mag auf den ersten Blick überwältigend erscheinen, besonders wenn du frischegbackener VA bist. Aber betrachte deine harte Arbeit als Aufbau einer starken Basis. Es wird das Wachstum deines Unternehmens für die kommenden Jahre unterstützen und dich auf dem richtigen Weg halten.
1. Die Fähigkeit zur Planung und Strategie
Als Selbstständiger ist es viel zu einfach, sich in die Arbeit zu verstricken, die gerade vor dir liegt. Was morgen oder nächste Woche passieren könnte, kann warten. Wenn du dich beschäftigt oder überfordert fühlst, ist es am einfachsten den Stress zu reduzieren, indem du die Dinge auf die lange Bank schiebst.
Aber die Sache ist die: Wenn du dein VA-Unternehmen ausbauen willst, musst du eine Strategie entwickeln. Das bedeutet, dass du drei, sechs und 12 Monate in die Zukunft blicken und Herausforderungen und Chancen vorhersehen musst, die deine Aufmerksamkeit verdienen.
Das können neue potentielle Kunden, eine Erhöhung oder Umgestaltung deiner Preise, oder das Einlenken in eine neue Nische oder generelle Richtung deiner VA-Dienste sein.
2. Priorisieren von Umsatz-generierende Aufgaben
Wenn du den Schwerpunkt nicht auf umsatzgenerierende Aufgaben legst, wird dein Endergebnis darunter leiden. Als VA und Geschäftsinhaber wird es immer eine Million Dinge auf deiner To-do-Liste geben. Aber nicht alle diese Dinge verdienen die gleiche Aufmerksamkeit.
Einige sind wichtig für das Wachstum deines Unternehmens (sowohl kurz- als auch langfristig), während andere Projekte oder Pflichten weder wichtig noch dringend sind.
Dinge wie Organisation, Social Media, Re-Design Ihrer Website und Optimierung sind natürlich hilfreich und können langfristig Früchte tragen. Aber sie sind nicht direkt für deine Einnahmen verantwortlich.
Bevor du dich deshalb damit beschäftigst, konzentriere dich auf die Arbeit, die direkt für die Generierung des Cashflows verantwortlich ist, den du benötigst um dein Geschäft am Laufen zu halten.
3. Vom Multitasking zum “Batching”
Multitasking wird meist als gute Fähigkeit angesehen – dabei ist es eigentlich sowohl ablenkend als auch weniger effektiv.
Vielleicht kennst du das auch: Vor allem am Anfang meiner VA-Karriere hatte ich das Gefühl, es sei wichtig, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu können. Irgendwann war ich so schlecht darin, mich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, dass ich alle 5-10 Minuten etwas anderes tat und zwischen mehreren Projekten gleichzeitig hin und her sprang.
Ich fühlte mich beschäftigt, of sogar überlastet. Aber ich habe nie sehr viel Arbeit erledigt bekommen.
Damit war ich nicht alleine. Tatsächlich führt Multitasking fast immer zu Produktivitätsverlusten und häufigeren Fehlern.
Besser ist es, sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren bis sie erledigt ist. Tatsächlich ist es eine der wertvollsten Fähigkeiten eines Virtuellen Assistenten, die du entwickeln kannst. Es wird sich garantiert positiv auf deine Produktivität auswirken.
Vor allem wenn du anfängst, Tätigkeiten zu “batchen”.
Das Konzept des Batching ist einfach: Anstatt auf Makroebene zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, versuchst du, so viele Instanzen derselben Aufgabe in einer Sitzung zu erledigen wie möglich.
Zum Beispiel ist die Email-Verwaltung eine häufige Aufgabe, bei der das Batching einen großen Unterschied machen kann.
Die meisten von uns antworten auf E-Mails, wenn sie in unserem Posteingang ankommen. Je nachdem, wie beschäftigt wir sind, kann das bedeuten, dass wir 10-20 Mal am Tag Gmail öffnen müssen, nur um eine einzige E-Mail zu lesen und zu beantworten.
Das ist wahnsinnig ineffizient.
Versuche stattdessen, ein bis zwei bestimmte Zeiten pro Tag festzulegen, an denen du Emails überprüfst und beantwortest. Vielleicht einmal am Morgen und einmal am Nachmittag. Du kannst sogar eine automatische Antwort einrichten, damit die Leute wissen, dass sie wahrscheinlich keine sofortige Antwort erhalten werden.
Damit reduzierst du zwar nicht die Menge an Aufgaben – aber durchaus die Anzahl der Wechsel zwischen den Aufgaben. Du verschwendest keine Zeit mit dem Wechsel und auch nicht damit, dich jedes Mal gedanklich wieder auf die “neue” Aufgabe einzustellen. Das spart Zeit und verbessert Konzentration und Produktivität.
4. Effektiver kommunizieren
Kommunikation ist eine wesentliche Fähigkeit für jeden virtuellen Assistenten. Als VA kann man nie gut genug im Kommunizieren sein. Egal, ob du deine Gedanken an einen Kunden oder deine Zahlungsbedingungen übermittelst, es gibt immer Raum für Verbesserungen.
Aber seine Kommunikation zu verbessern ist nicht ganz einfach. Das wichtigste was es zu beachten gilt, ist dass 50% aller guten Kommunikation mit Zuhören anfängt. Zuhören verbessert deine Vertriebsfähigkeiten, Konfliktlösungsfähigkeit, und unterstützt besser bei der Erfüllung der Bedürfnisse deiner Kunden.
5. Entwickle deine Vertriebsfähigkeiten
Jeder Unternehmer, Selbstständiger und Entrepreneur, muss seine Dienste an den Mann bringen können. Auch Virtuelle Assistenzen – egal was genau du unter diesem Überbegriff anbietest. Du musst deine Kunden und Interessenten davon überzeugen können, dass deine Dienste oder Produkte ihr Leben oder Geschäft erleichtern oder verbessern.
Doch keine Sorge – du musst kein klassisch nerviger Verkäufer oder Vertriebler sein, um deine VA-Dienste erfolgreich an den Mann zu bringen. Ich spreche nicht davon, von Tür zu Tür zu gehen. Gut im Verkaufen zu sein, ist viel einfacher als das.
Um gut im Verkauf zu sein, braucht man nur zwei wesentliche Zutaten:
Sei du selbst. Deine Persönlichkeit und individuellen Eigenschaften tragen wesentlich dazu bei, dass du deine idealen Kunden anziehen. Es ist deine Individualität, die Kunden anziehen wird. Sie werden sich von diesem Teil deiner Persönlichkeit angezogen fühlen, weil sie es zu schätzen wissen. Gib die Vorstellung auf, dass du jeden neuen Interessenten an Land ziehen kannst. Das willst du auch gar nicht, weil nicht jeder potentielle Kunde zu dir passt.
Vermittle deinen Wert. Vielleicht bist du WordPress-Experte oder Social-Media-Kenner. Worin auch immer du gut bist, du musst in der Lage sein, diese Fähigkeiten deinen potentiellen Kunden zu vermitteln. Finde einen einfachen Weg dafür, der für dich am besten funktioniert; das kann über das Telefon sein, via Email, oder in einem Video – alles ist in Ordnung. Finde einfach den Weg, der für dich am besten funktioniert, und bleib dabei.
6. Grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung
Klar, Buchhaltung ist nicht jedermanns Lieblingsthema. Aber manchmal müssen wir die Dinge tun, die uns am wenigsten Spaß machen.
Abgesehen von deiner Abneigung gegen Zahlen gibt es mehrere Vorteile ein grundlegendes Buchhaltungswissen zu entwickeln und die Bücher für Ihr VA-Geschäft zu führen.
Zum einen wird es dir helfen zu wissen was in deinem Unternehmen passiert. Anstatt dich auf Vermutungen oder das Gedächtnis zu verlassen, wirst du dazu in der Lage sein
- Zu bestimmen, welche Kunden und Projekte am profitabelsten sind.
- Zu wissen, welche Kunden ihre Rechnungen verspätet bezahlen und welche zuverlässig sind.
- Zu verstehen, welche Teile deines VA-Geschäfts den größten Umsatz generieren und in welchem Quartal der größte Teil dieses Umsatzes ankommt.
- Zu sehen, wenn deine Ausgaben aus dem Ruder laufen oder sich auf die Rentabilität auswirken.
- Herauszufinden, bei welchen Kunden eine Ratenerhöhung fällig ist.
Je mehr Einblick du in die Zahlen hinter deinem Unternehmen hast, desto größer sind deine Erfolgschancen. Und auch wenn du nicht weißt, wie man eine Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung liest – das lässt sich alles lernen. Aber es ist eine gute Idee die Zahlen, die am wahrscheinlichsten zum Wachstum deines Unternehmens beitragen, extrahieren und verstehen zu können.
7. Engagement für die persönliche und berufliche Entwicklung
Als virtueller Assistent bewegt sich dein Unternehmen entweder vorwärts oder rückwärts. Es gibt keine Statik. Die Zeit steht nie still. Doch das Engagement für die persönliche und berufliche Entwicklung hat das Potenzial, dein Unternehmen mehr als alles andere zu beeinflussen.
Aber was genau bedeutet persönliche und berufliche Entwicklung und wie sieht sie aus?
- Sie ist das nie endende Streben nach Wissen und der Wunsch, sich ständig zu verbessern.
- Sie ist der Wunsch, die Perfektion deines Handwerks zu suchen, ein besserer Verkäufer, ein besserer Kommunikator zu werden und mehr über die Zahlen hinter deinem Geschäft zu verstehen.
- Es geht darum herauszufinden, wie du deinen Kunden mehr Wert bieten und Probleme effizienter lösen können.
Engagement für die persönliche und berufliche Entwicklung bedeutet, heute ein besserer Virtueller Assistent und Geschäftsinhaber zu sein als gestern. Und die Verbesserung deiner Fähigkeiten als virtueller Assistent kommt dir und deinen Kunden zugute.
