Problem: Du möchtest als VA durchstarten und weißt auch schon, welche Tätigkeiten du anbieten willst – doch wie zum Geier schätzt du deinen Zeitaufwand für Aufgaben ein, die du vorher nicht erledigt hast? Zumindest nicht für Geld.

Und Zeit ist ja bekanntlich Geld. Und auch wenn ich nicht empfehle, langfristig für einen Stundenlohn zu arbeiten, sondern stattdessen Dienstleistungs-Pakete mit Festpreisen zu schnüren, so hat der Stundenlohn anfänglich ein paar kleine Vorteile:

  • Die Kunden fühlen sich damit meist etwas “sicherer”, von den Unkosten her, wenn sie eine frischgebackene VA einstellen.
  • Es hilft dir dabei, konkrete Erfahrungswerte für einzelne unterschiedliche Tätigkeiten zu sammeln und festzuhalten, wie lange du tatsächlich dafür brauchst.

Und genau deshalb musst du wissen, wie lange – zumindest ungefähr – eine Tätigkeit brauchen wird, um überhaupt ein Angebot machen zu können.

Aber keine Sorge! Es gibt ein paar Anhaltspunkte, an denen du den Zeitaufwand für deine Tätigkeiten festlegen kannst – zumindest ungefähr und für den Anfang.

Du kannst entweder das YouTube Video zum Thema anschauen, oder lese den Text darunter. :-)

1. Anhaltspunkt: Erfahrungswerte

Im optimalen Fall bietest du Tätigkeiten an, die du bereits kennst und in denen du bereits selbst Erfahrung gesammelt hast – egal, ob im Beruf, Studium, Lehre, Schule oder Freizeit.

Das heißt, du hast zumindest bis zu einem gewissen Grad bereits eine Ahnung davon, wie lange eine Tätigkeit dauert.

Oder du kannst die Zeit stoppen, während du diese Tätigkeiten erledigst, wenn du sie aktuell auch machst. Am besten stoppst du dich dabei mehrmals und berechnest dann den Durchschnittswert.

2. Anhaltspunkt: Breche die Aufgabe in Teilaufgaben herunter

Liste alle Teilaufgaben, die du erledigen musst, um die “große” Aufgabe zu erledigen

Neben jeder Teilaufgabe, schreibe “wenig”, “mittel” oder “viel” Aufwand.

Je nachdem, was du anbietest, könnte wenig Aufwand eine halbe Stunde sein, mittlerer Aufwand könnte 2-4 Stunden bedeuten, und viel Aufwand könnte 1-2 Tage kosten.

Oder vielleicht ist wenig Aufwand 2-4 Stunden, mittlerer Aufwand sind 1-2 Tage und viel Aufwand sind 3-5 Tage – hier kommt es auf die Arbeit an.

3. Mache einen kleinen Testlauf

Wenn es beispielsweise darum geht, eine Datenbank zu pflegen oder zu aktualisieren, dann erledige in einem Testlauf die ersten 5, 10 oder vielleicht auch 20 Positionen oder Einträge.

Berechne den Durchschnittswert daraus, und rechne diesen auf die Anzahl der Positionen oder Einträge hoch – et voila, du hast einen pi-mal-Daumen Wert, wie viel Zeit dich diese Datenbankpflege kosten wird.

Frage deinen potentiellen Kunden, wie lange er für die Tätigkeiten normalerweise braucht.

4. Immer überbewerten

Das heißt, sei nicht zimperlich oder zu ängstlich damit, mindestens 25% auf deine erste Schätzung aufschlagen.

Erfahrungsgemäß dauern so ziemlich alle Aufgaben und Tätigkeiten länger, als wir schätzen oder glauben zu wissen!

Wenn dich eine Aufgabe am Ende weniger Zeit kostet, als geschätzt, kannst du immer noch entscheiden, ob du deinem Kunden einen niedrigeren Preis in Rechnung stellen willst.

Mehr Geld in Rechnung zu stellen – also letztendlich neu zu verhandeln – wird schwieriger.

Wichtig: Tracke als VA immer die Zeit für jede Aufgabe – egal wie klein sie dir erscheinen mag.
Das hilft dir einfach über Zeit, genauere Angebote abliefern zu können, auch wenn du anfängst, Pakete aus deinen unterschiedlichen Service-Angeboten zu schnüren.

Ich nutze dafür Toggl, aber es gibt bestimmt noch andere gute Time-Tracking Software.

Viele Tipps dazu, wie du dein VA-Unternehmen auf die Beine stellen und anfangen kannst, Geld zu verdienen, erfährst du in meinem kostenlosen Leitfaden zum Start für Virtuelle Assistenten. Einfach hier klicken und herunterladen.

Ich drücke dir die Daumen für deinen Start in die Virtuelle Assistenz.

Deine Pia.