Steuern sind ein Teil eines jeden Geschäfts. Vor allem für angehende Selbstständige ist es wichtig, sie nicht zu unterschätzen und sich lieber früher als später – am besten jetzt! – damit auseinanderzusetzen. Aber keine Sorge! Ganz so undurchschaubar, wie sie anfangs erscheinen mögen, sind sie letztendlich nicht.

Ich gehe heute auf die Einkommenssteuer ein – und was ich gerne von Anfang an darüber verstanden hätte. Vor allem darüber, wie die Vorauszahlungen festgelegt und jährlich neu berechnet werden.

DISCLAIMER

Ich bin kein Steuerexperte!!! Der Inhalt dieses Beitrags sollte weder als Steuer- noch als Finanzempfehlungen gesehen werden. Dafür wende dich bitte IMMER an deinen Steuerberater oder Finanzberater. Ich gebe hier nur meine Erfahrung wieder.

So legt das Finanzamt deine Einkommenssteuervorauszahlung im ersten Jahr fest

Um dein Geschäft als Virtuelle Assistenz anzumelden, musst du ein Formular vom Gewerbeamt ausfüllen. Unter anderem gibst du dort an, was du erwartest, in deinem ersten Jahr zu verdienen. Die Zahl meldet das Gewerbeamt dem Finanzamt und darauf basierend errechnet das Finanzamt deine Einkommenssteuervorauszahlung. Die überweist du dann monatlich oder vierteljährlich ans Finanzamt.

So legt das Finanzamt deine Ekst-Vorauszahlung jährlich fest

Anfang des nächsten Jahres gibst du dann deine Steuererklärung für das letzte Jahr ab. Also nehmen wir an, du meldest in 2022, dein VA-Geschäft an. In 2023 gibst du dann deine Steuerkerklärung für 2022 ab. Das zeigt dem Finanzamt, was du tatsächlich in 2022 verdient hast. Darauf basierend bekommst du für dein Geschäftsjahr 2022 entweder Geld zurück, wenn du weniger verdient hast, als vorhergesehen. Oder du musst nachzahlen, wenn du – juchuuu! – mehr verdient hast, als vorhergesehen.

Auf Basis deiner 2022 Steuererklärung, werden außerdem deine regelmäßigen Vorauszahlungen für das komplette Jahr 2023 festgelegt.

Kannst du das potentielle Problem schon erahnen?

Deine aktuellen Vorauszahlungen basieren auf alten Einnahmen

Und zwar auf Einnahmen, die sogar von vor über einem Jahr sein können, wenn du in einem Jahr etwas langsamer mit der Steuererklärung bist. Wenn alles gut läuft, verdienst du nach einem Jahr aber mehr als noch im Jahr davor.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung – Mein Beispiel

In meinem ersten Jahr, 2016, fing ich im August in Vollzeit als Virtuelle Assistenz an. Meine Einschätzung meines Einkommens in 2016 bei der Anmeldung meines Geschäfts war relativ gut; und in 2016 kam ich nur minimal über den damaligen Einkommensteuerfreibetrag hinaus.

Der Einkommensteuerfreibetrag ist im Prinzip eine Einkommensgrenze eines Jahres; wenn du weniger als X Euro in diesem Jahr verdienst, bezahlst du keine Steuer. Dieser Freibetrag liegt beispielsweise für 2022 bei 9.984 Euro. Das heißt, wenn du in 2022 weniger als den Freibetrag verdienst, musst du keine Einkommenssteuer für 2022 bezahlen.

In 2016 kam ich also nur minimal über den Steuerfreibetrag hinaus und hatte das auch in meiner Gewerbeanmeldung so eingeschätzt. Das heißt ich habe in 2016 vierteljährlich nur eine kleine Einkommenssteuervorauszahlung von ein paar hundert Euro jeweils getätigt.

In 2017 habe ich die Steuererklärung für 2016 gemacht, alles wunderbar, eine klitzekleine Nachzahlung von ca. 400 Euro war notwendig, kein Problem.

Doch jetzt kommt der Knackpunkt.

Wie gesagt basiert das Finanzamt die Einkommensteuervorauszahlungen fürs nächste Jahr auf deinem Einkommen des Vorjahres. Will heißen: das Finanzamt hat für 2017 mein Einkommen aus 2016 hergenommen und meine 2017-Vorauszahlungen darauf basiert.

Die waren aber natürlich zu niedrig, denn: Ich verdiente in 2017 mehr als in 2016. Hallelujah! Das ist ja auch eigentlich immer das Ziel, nicht wahr?!

Und zwar waren es circa 10.000€ mehr. Klar, das ist noch kein Knaller-Verdienst, aber es hat mich einiges über den Steuerfreibetrag und in einen höheren Steuersatz gehoben. Die Steuersätze sagen: Je mehr du verdienst, desto mehr Prozent deines Einkommens wird versteuert.

Ich hab mich natürlich gefreut wie Schneekönig: Mehr verdient bei gleicher Einkommenssteuervorauszahlung. Woohooo!

Joooooaaaaahhhhh…. Nö!

Rücklagen können dir den Ar*** retten

Irgendwo im Hinterkopf hatte ich schon den Gedanken, dass sich die Rechnung dafür früher oder später präsentiert. Aber ich hatte null Augen drauf. Ich prüfte im Laufe von 2017 nie wie viel ich in 2017 eigentlich gerade mehr verdiene als in 2016. Was bedeutete, ich hatte nicht mal eine ungefähre Ahnung, in welchen Steuersatz ich reinfallen könnte und was dementsprechend mein Einkommenssteuerbetrag für 2017 tatsächlich sein würde.

2017 ging also vorbei und Anfang 2018 reichte ich meine Steuererklärung für 2017 ein – und rumms, da war die Nachzahlung für 2017 einen ganzen Brocken größer als für 2016. Aber ich hatte nichts zurückgelegt. Außer natürlich den offiziellen, vom Finanzamt festgelegten Vorauszahlungen, die auf meinem Einkommen von 2016 basierten.

Uff.

Gut, dass ich noch ein paar Tausend Euro Rücklagen auf einem Sparkonto hatte, sonst wäre ich echt in die Bredouille gekommen.

Seitdem prüfe ich vierteljährlich, und zwar wenn ich die Einkommensteuervorauszahlungen tätigen muss, wie viel ich im letzten Quartal im Vergleich zum gleichen Quartal des Vorjahres verdient habe. Das gibt mir einen pi-Mal-Daumen Wert, um zu entscheiden, ob ich im nächsten Quartal nicht doch ein bisschen mehr Geld als “nur” den offiziellen Vorauszahlungsbetrag, zur Seite legen sollte.

Denn hoffentlich verdiene ich dieses Jahr tatsächlich wieder mehr als letztes Jahr!

Kurz gefasst: Einkommensteuer, Vorauszahlungen und Rücklagen für Virtuelle Assistenten

  1. Das Finanzamt legt den Betrag deiner regelmäßigen Einkommensteuervorauszahlungen auf Basis deines Vorjahres fest (oder im ersten Jahr auf Basis deiner Angaben auf deinem Gewerbeantrag).
  2. Es gibt über das laufende Jahr hinaus keine Anpassung dieser offiziellen Vorauszahlungen, bis du deine nächste Steuererklärung einreichst – egal wie viel mehr (oder weniger) du dieses Jahr verdienst als letztes Jahr.
  3. Eventuell kann dein Steuerberater eine Änderung beantragen; da bin ich ehrlich gesagt nicht sicher, am Besten fragst du deinen Steuerberater.
  4. Die Krux ist: Ich rate dir, dein Einkommen laufend im Blick zu halten und regelmäßig zum Vorjahr zu vergleichen. Dabei kann dir auch dieser Einkommensteuerrechner helfen.
  5. Und lieber etwas mehr Geld zur Seite legen neben den offiziellen Vorauszahlungen, als zu wenig. Zu viel ist schön, das kannst du dann Ende des Jahres auf andere Art und Weise in dein Unternehmen investieren. Zu wenig kann dich leider recht fix in die Insolvenz treiben.

Für mehr Informationen zum Start als VA, lade dir meinen kostenlosen VA-Leitfaden herunter. Darin gehe ich auf die Basics der Virtuellen Assistenz und wie du dein VA-Business starten kannst ein:

1. Wer stellt VAs ein – und warum?
2. Typische Aufgaben & Tätigkeiten von VAs
3. So findest du deinen ersten VA-Kunden
4. Typische VA-Programme

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Ich drücke dir ganz fest die Daumen für deinen Start in die Virtuelle Assistenz.
Deine Pia

PS: Ich hab’s geschafft – warum nicht auch du?